Compte Rendu « Aménagement d’espace et mise en responsabilité »

A l’initiative de Alter&Sys en coproduction avec ArtDesk Group, une soixantaine de professionnels étaient présents le 10 octobre chez ArtDesk pour s’interroger sur les liens entre la mise en espace et la mise en responsabilité. Plus de 40 organisations de secteurs variés (Orange, Thales, Servier, Schneider, Technip, Gilead, Afnor, AP-HP,…) ont partagé leurs réflexions de façon très fertile.

Un parcours en deux étapes était proposé, mixant une expérience immersive dans différents espaces avec des collaborateurs ArtDesk et un partage structuré en petits groupes, guidé par les coachs du collectif Alter&Sys.

Voici une sélection de verbatims que nous avons glanés à l’occasion des ateliers en sous-groupes dans l’exploration des liens entre l’espace de travail et la notion de responsabilité.
Qu’entendent les participants par “responsabilité” dans leur contexte, ou encore quelles attitudes ou quels comportements adopte une personne responsable dans leur organisation ?

C’est une personne qui :
– s’intéresse, questionne, écoute
– prend le temps d’expliquer
– va chercher activement de l’information dont elle a besoin, par elle-même

– va chercher activement des clarifications, des solutions possibles quand un événement imprévu survient, plutôt que de se lamenter ou d’attendre que cela vienne du manager
– aide les autres
– prend l’initiative de suivre un projet selon des jalons
– se forme
– est attentive à la satisfaction du client en l’observant
– a des comportements de coach plus que de superviseur c’est-à-dire qui questionne, donne envie
– sur un plateau s’isole pour passer un coup de fil
– en tant que remplaçant prend le rôle pleinement avec le même niveau d’implication que celui qui est absent
– n’est pas forcément totalement transparent (dans la communication des informations) au contraire parfois selon les événements

A partir de leur expérience, comment l’espace de travail influence favorablement ou contrarie la responsabilisation des acteurs ?
– certains espaces sont oppressants et limitent l’envie de s’ouvrir, d’aller vers les autres, limitent aussi l’énergie
– des espaces avec peu de lumière, avec une forte concentration de personnes peuvent avoir une influence sur la motivation des personnes, sur l’envie de communiquer, sur la prise d’initiative, sur le niveau de concentration et l’efficacité

– idéalement les espaces devraient être modulables en fonction des besoins et des activités métiers, le collaborateur devrait pouvoir choisir l’espace qui correspond à l’activité qu’il a à réaliser
– l’arrivée légale du télétravail dans les organisations à fait évoluer l’aménagement et la façon dont les collaborateurs s’approprient les espaces : assouplissement parfois contraint de la notion de propriété du bureau et “mise à mal” du besoin de personnalisation pour certains
– les espaces ouverts favorisent les échanges et en même temps peuvent être inadaptés pour certaines fonctions
– les personnes qui mettent des casques en open space ne favorisent pas la communication même si elles préservent leur concentration
– le fonctionnement dans les espaces ouverts conduit à établir des règles de vie (respect de l’activité de l’autre “bruit/silence”, confidentialité) à réfléchir et à agir différemment en termes d’équilibre “responsabilité/liberté”
– parfois les collaborateurs se sentent moins bridés et donc l’espace peut favoriser la prise d’autonomie, d’initiative
– certains aménagements reposent la question de la confidentialité
– il ne faut pas le même aménagement pour tous : c’est en lien avec les activités et les périodes de transformation de l’organisation (par exemple être visible o derrière des vitres pour les RH en cas de réorganisation)
– il est intéressant d’avoir des espaces d’échanges dédiés pour créer de la dynamique, repenser la place pour s’exprimer
– la réflexion mérite d’être menée du lien entre le beau et le fonctionnel
– abandonner la notion de propriété au bénéfice du collectif ? (par ex. apprendre à ranger dans les espaces collectifs)
– l’espace qui stigmatise l’appartenance à un statut : cadres, non cadres ont-ils accès au mêmes espaces
– les espaces d’échanges informels sont importants y compris pour passer des informations clefs (cafétéria, espace de pause, espace de repos …)

En synthèse Alter&Sys

Un espace ouvert peut favoriser la responsabilité des personnes en invitant à la réflexion sur des règles de vie partagées ( niveau sonore, occupation de l’espace, …) et peut dynamiser les rencontres en invitant à changer de lieu de travail dans le courant de la journée.

Certaines personnes peuvent se sentir inconfortables de ne pas disposer d’espaces prédéterminés et fixes et, en même temps, les éléments statutaires (taille du bureau, étage, mobilier spécial, proximité d’un point ou personne particulière…) en “figeant” symboliquement les responsabilités pourraient entraîner le désengagement de ceux qui n’en disposent pas.

La mise en espace représente un des leviers de responsabilisation parmi d’autres. Du fait de sa présence permanente, il est important de s’assurer que le lieu retranscrit bien les messages souhaités par l’organisation.

De part sa force symbolique, il est souhaitable que le processus de réflexion et d’élaboration autour de l’espace soit en cohérence avec la stratégie, la culture et le management souhaité. Cette dimension est au coeur du métier d’accompagnant coach d’Alter&Sys et constitue selon nous une condition clé de réussite.

Sorry, the comment form is closed at this time.